El mantenedor no es responsable de que nunca ocurra un incendio, ya que estos pueden deberse a múltiples causas ajenas al mantenimiento (errores humanos, sabotajes, sobrecargas eléctricas, etc.). Su obligación es que los sistemas PCI funcionen correctamente y que el cliente conozca las incidencias detectadas. Si la empresa cumple con el RIPCI y entrega la documentación exigida, estará legalmente protegida. Si no hay trazabilidad documental o existen omisiones, el cliente o la administración pueden reclamar daños e incluso derivar responsabilidades civiles o penales.
El Reglamento de Instalaciones de Protección contra Incendios (RIPCI), constituye la norma básica que regula la actividad de las empresas mantenedoras de PCI en España. Este reglamento establece que los equipos y sistemas deben someterse a revisiones periódicas con la frecuencia indicada en el propio anexo II y que dichas operaciones solo pueden ser realizadas por empresas habilitadas.
Además, obliga a que cada actuación quede reflejada en actas y certificados de mantenimiento, que deben conservarse durante al menos cinco años. A ello se suma que el artículo 17 del RIPCI impone la entrega de un informe técnico al titular de la instalación cuando se detecten deficiencias que no puedan corregirse durante el mantenimiento, así como la emisión de un certificado del mantenimiento efectuado, incluyendo las listas de comprobación empleadas y los resultados obtenidos.
Consulta más información en nuestra guía RIPCI 2025 actualizada.
El Capítulo V del RSCIEI (Reglamento de Seguridad Contra Incendios en los Establecimientos Industriales) establece cómo debe actuar el titular de una instalación industrial tras un incendio, pero en la práctica implica que la empresa mantenedora de PCI deberá aportar su documentación de mantenimiento como parte de la investigación. Si la documentación está en regla y refleja incidencias comunicadas, la responsabilidad recaerá en el titular, no en el mantenedor.
Consulta más información en nuestro artículo RSCIEI 2025: Cambios clave para mantenedores PCI.
Cuando se produce un incendio en una instalación que ha pasado por una revisión PCI, se abre un proceso de investigación para determinar las causas y, sobre todo, si los sistemas de protección funcionaban correctamente. Un incendio no hace automáticamente responsable al mantenedor, pero sí pondrá bajo examen sus registros de mantenimiento.
La normativa distingue según el tipo de establecimiento:
En la práctica, tras un incendio, la documentación que aporte tu empresa es la mejor defensa legal. Si los informes no reflejan incidencias y el certificado acredita que los equipos estaban operativos en el momento de la revisión, podrás demostrar que actuaste conforme a tus obligaciones. Si, por el contrario, no existe trazabilidad suficiente, se puede interpretar que hubo negligencia y derivar responsabilidades hacia el mantenedor. La documentación completa y rigurosa es tu escudo legal.
Para otros riesgos legales, consulta nuestro artículo Cómo proteger legalmente tu empresa de mantenimiento PCI: 8 riesgos legales que puedes evitar.
Uno de los escenarios más delicados para una empresa mantenedora PCI es detectar una deficiencia grave en un sistema de protección contra incendios y que el cliente decida no ejecutar la reparación recomendada. Este caso es más común de lo que parece: equipos obsoletos, componentes que requieren sustitución inmediata o elementos que ya no cumplen normativa pero que el titular se resiste a cambiar por motivos económicos.
El problema no es que el cliente rechace la reparación (es su derecho), sino que si ese rechazo no queda reflejado documentalmente, la responsabilidad puede acabar trasladándose al mantenedor en caso de incendio. Si no hay evidencia escrita de que advertiste del riesgo, a ojos de un juez, de la aseguradora o de la administración, la empresa mantenedora podría parecer negligente.
El artículo 17 del RIPCI obliga a la empresa mantenedora a entregar al titular un informe técnico en el que se indiquen los equipos o sistemas que no garanticen el correcto funcionamiento o que no cumplan con la normativa aplicable y conservar la documentación durante al menos 5 años. Ese documento es tu defensa legal: demuestra que informaste al cliente y que la decisión de no reparar fue suya.
El informe de incidencias es uno de los documentos más importantes para proteger legalmente a una empresa mantenedora PCI. Si está mal redactado, incompleto o no recoge todos los fallos detectados, en caso de incendio será muy difícil demostrar que se advirtió al cliente de los riesgos.Por eso, es fundamental que cada incidencia quede descrita de forma detallada, utilizando un lenguaje técnico preciso y con respaldo de fotografías, fechas y referencias al equipo afectado. Solo así se garantiza que no pueda cuestionarse la advertencia realizada.
Consulta nuestra guía práctica sobre Cómo elaborar un informe de incidencias con plantilla gratuita descargable.
El certificado de mantenimiento PCI es el documento que acredita oficialmente que una instalación ha sido revisada conforme al RIPCI. Si está incompleto, contiene errores o no refleja con exactitud el estado de los sistemas, se convierte en un riesgo legal para la empresa mantenedora. En caso de incendio, una aseguradora o la administración pueden cuestionar la validez del mantenimiento realizado si el certificado no se ajusta a lo exigido por la normativa.
En nuestra guía te explicamos paso a paso cómo hacerlo correctamente, con un modelo editable incluído: Cómo elaborar un certificado de mantenimiento PCI según RIPCI.
El contrato de mantenimiento PCI es el documento que regula la relación entre la empresa mantenedora y el titular de la instalación. Sin embargo, muchos contratos son demasiado genéricos y no incluyen cláusulas que delimiten de forma precisa las responsabilidades de cada parte. Esto supone un riesgo importante: en caso de incendio, la ausencia de un contrato claro puede derivar en que la aseguradora o la administración interpreten que la empresa mantenedora tenía obligaciones que en realidad correspondían al cliente.
Consulta nuestro artículo Cómo redactar un contrato de mantenimiento PCI paso a paso.
En una investigación tras un incendio (ya sea por parte de la Administración, de la aseguradora o incluso en sede judicial) existe una máxima clara: lo que no está documentado, no existe. La ausencia de actas de revisión, certificados o informes de incidencias puede llevar a que se considere que la empresa mantenedora no cumplió con sus obligaciones, aunque en la práctica sí se realizara el trabajo.
Cuando falta esa trazabilidad documental, la posición de la empresa mantenedora se debilita:
Por eso, es imprescindible contar con un sistema de gestión documental sólido que asegure que cada revisión, cada incidencia y cada certificado queda registrado, firmado y accesible. Hoy en día, la digitalización ofrece una ventaja clave: evita la pérdida de papeles, garantiza la integridad de los documentos y permite responder con rapidez ante una inspección o un procedimiento judicial.
La documentación no es un trámite burocrático, sino tu principal defensa legal si ocurre un incendio tras una revisión. El RIPCI exige que cada operación de mantenimiento quede respaldada por actas, informes y certificados (arts. 17 y 21). Estos documentos son los que te permiten demostrar que actuaste conforme a normativa y que informaste al cliente de cualquier deficiencia detectada.
Para que realmente sirvan como escudo legal:
Si cualquiera de estos documentos falta, está incompleto o no refleja fielmente lo ocurrido, la empresa quedará en una posición muy débil frente a una investigación. En cambio, una documentación bien elaborada y conservada durante al menos cinco años se convierte en la prueba definitiva de que el mantenedor cumplió con sus obligaciones.
La gestión documental en papel multiplica los riesgos: actas extraviadas, firmas que se olvidan, certificados incompletos o información que no llega al cliente a tiempo. En un escenario de inspección o juicio, cualquier vacío puede interpretarse como negligencia.
La digitalización de la operativa PCI resuelve estos problemas al garantizar trazabilidad y control en cada fase del mantenimiento:
Con Cofrai, tu empresa cuenta con una plataforma diseñada específicamente para el sector PCI que te permite:
Solicita una demo y descubre como Cofrai puede ayudarte a cumplir con el RIPCI, proteger legalmente a tu empresa y ganar eficiencia en tu día a día.
