El Informe de Incidencias es un documento técnico clave en el mantenimiento de sistemas de protección contra incendios (PCI). Su objetivo es registrar cualquier anomalía detectada durante una revisión reglamentaria o técnica, especificando su localización, gravedad y estado de resolución.
Este informe es esencial no solo para cumplir con el Real Decreto 513/2017 (RIPCI), sino también para garantizar la trazabilidad y la seguridad de las instalaciones. Permite al cliente conocer con precisión el estado de sus sistemas PCI y tomar decisiones correctivas de forma documentada y con respaldo normativo.
Además, el informe de incidencias es una herramienta que aumenta la tasa de aprobación de presupuestos correctivos, ya que justifica de forma objetiva y técnica las intervenciones necesarias. Para los mantenedores, representa una vía clara y estructurada para trasladar al cliente las acciones prioritarias a realizar, con respaldo documental.
A continuación detallamos la estructura que debe seguir un informe profesional de incidencias, adecuada tanto para revisiones periódicas como para intervenciones puntuales.
El documento debe comenzar con los datos de la empresa mantenedora y del cliente titular de la instalación:
Esto permite vincular el informe del contrato de mantenimiento y facilita auditorías o inspecciones.
Se debe indicar:
Este bloque contextualiza el informe dentro del marco regulatorio y técnico aplicable a cada instalación.
Una buena práctica es presentar al inicio una tabla que muestre de forma resumida:
Esta información ofrece una visión global y rápida del estado de la instalación, permitiendo priorizar las acciones correctivas. Puedes facilitar este paso con nuestra plantilla de listas de comprobación según RIPCI.
Cada equipo con anomalías debe describirse en profundidad, incluyendo:
También se puede incluir el número de serie, la fecha de fabricación, y los últimos registros de mantenimiento (por ejemplo, fecha de retimbre de extintores), u otros campos que sean relevantes.
El informe debe finalizar con el espacio para las firmas del técnico mantenedor y del responsable de la instalación por parte del cliente. Esto aporta validez legal al documento y permite su archivo como prueba documental en futuras auditorías o inspecciones.
Una plantilla eficaz debe ofrecer:
La digitalización de estos modelos en un software como Cofrai, mejora su trazabilidad, velocidad de elaboración y archivo.
Para facilitar la implantación de este modelo en tu empresa de mantenimiento PCI, hemos preparado una plantilla descargable gratuita que puedes adaptar a tus necesidades. Incluye todos los apartados descritos y está lista para completar desde tu ordenador.
Descargar plantilla de informe de incidencias PCI
Sí, especialmente cuando se detectan anomalías durante revisiones periódicas. El RIPCI exige dejar constancia documental de estas intervenciones. Consulta nuestra guía actualizada del RIPCI en 2025 para estar al tanto del reglamento.
El técnico responsable de la revisión y el representante del cliente.
La empresa mantenedora puede enfrentar sanciones si no cumple con los requisitos del mantenimiento exigido por la normativa.
La redacción, entrega y archivo de informes puede ser una tarea repetitiva y propensa a errores. Cofrai es una plataforma digital diseñada para facilitar cada paso del mantenimiento PCI, cumpliendo con los requisitos del RIPCI, RSCIEI y todas las normativas vigentes.
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