La actividad de mantenimiento PCI implica una gran carga documental: informes técnicos, revisiones periódicas, presupuestos, certificados de mantenimiento e instalación, entre otros. Sin un sistema digital sólido, estos procesos se fragmentan y generan ineficiencias que impactan en la productividad, la calidad del servicio y la seguridad jurídica.
Las fichas manuscritas, partes en papel o informes en Excel mal gestionados siguen siendo habituales. Sin embargo, estos formatos implican múltiples riesgos: pérdida de documentación, errores de transcripción, dificultad para compartir la información y problemas en inspecciones y auditorías. Un solo parte mal escaneado puede comprometer la trazabilidad de una actuación crítica.
Cuando la información se encuentra repartida entre carpetas físicas, hojas de cálculo y correos electrónicos, las tareas se duplican: informes que se redactan dos veces, presupuestos que se generan desde cero o técnicos que acuden a instalaciones sin saber el historial. Esto impacta directamente en la rentabilidad y en la calidad del servicio.
El RIPCI exige un control documental estricto de todas las actuaciones realizadas en los sistemas de protección. Desde informes de revisión hasta certificados de mantenimiento, cada documento debe estar disponible, fechado y firmado, durante por lo menos 5 años. Digitalizar no solo facilita este cumplimiento, sino que permite automatizar controles clave, como los plazos máximos entre revisiones.
Para más información, puedes consultar nuestra guía actualizada sobre RIPCI 2025 para mantenedores PCI.
La digitalización supone una transformación profunda de cómo se recopila, se gestiona y se utiliza la información en cada fase del mantenimiento. A continuación, exploramos las áreas clave donde digitalizar genera un impacto directo en la eficiencia, el control operativo y el cumplimiento normativo de las empresas mantenedoras PCI.
Registrar incidencias en campo y trasladarlas al cliente de forma clara y profesional es esencial. Al digitalizar este proceso, el técnico puede completar el informe desde su dispositivo móvil, incluyendo fotos, observaciones, materiales necesarios y firma digital. Esto permite:
Además, trabajar con plantillas automatizadas agiliza las auditorías internas y externas. Si aún no tienes informes digitalizados, puedes consultar nuestra guía: Cómo hacer un Informe de Incidencias en sistemas de Protección contra Incendios.
Una vez detectada una incidencia, el siguiente paso lógico es generar un presupuesto. Si los datos técnicos del informe están digitalizados, se pueden reutilizar automáticamente para:
Esto no solo acelera la emisión del presupuesto, evitando la duplicación de tareas y mejorando la probabilidad que el cliente lo acepte, sino que reduce errores manuales. Para más detalles, consulta: Cómo elaborar un presupuesto correctivo en PCI paso a paso (con plantilla gratuita).
Las listas de comprobación digitales permiten a los técnicos realizar revisiones completas y según el RIPCI. Con la app del técnico de Cofrai, por ejemplo, el técnico puede ir marcando las incidencias de los equipos incluso añadiendo una foto o un comentario, sin necesidad de conexión. Cada punto revisado se marca en el dispositivo y queda registrado con:
En base al trabajo de los técnicos, automáticamente se genera el documento de la lista de comprobación, listo para mandar al cliente.
Si todavía usas papel, descarga nuestra plantilla de listas de comprobación según el RIPCI.
Una operativa PCI eficiente requiere asignar técnicos, vehículos y herramientas según la carga real de trabajo y ubicación. Con herramientas digitales:
Además, es posible geolocalizar intervenciones y verificar que se ejecutan en el tiempo previsto. Esto mejora tanto la productividad como la capacidad de respuesta ante clientes.
El RIPCI exige que cada mantenimiento quede respaldado por un certificado técnico. Si la información ya está digitalizada desde la revisión, el sistema puede:
Esto elimina errores en la redacción manual y garantiza que los certificados estén disponibles al instante para inspecciones o auditorías. Si aún no has estandarizado este documento, puedes consultar:
Cómo elaborar un certificado de mantenimiento PCI según RIPCI con plantilla gratuita
Cómo elaborar un certificado de instalación PCI según RIPCI
Antes de digitalizar, revisa tus procesos actuales. Auditar los procesos te permitirá priorizar qué digitalizar primero, con mayor impacto en tiempo, costes y cumplimiento.
Debes analizar:
No todos los software de gestión sirven para PCI. Uno de los errores más comunes en los procesos de digitalización es intentar adaptar un software genérico de gestión (ERP, CRM, GMAO) a las particularidades del sector PCI. Esto suele generar más trabajo, falta de trazabilidad y una frustración constante por no poder cumplir fácilmente con las exigencias normativas.
En su lugar, es recomendable buscar soluciones que integren de forma nativa las exigencias normativas del sector PCI (RIPCI, RSCIEI, Verifactu, normas UNE), y que te permitan crecer a medida que se actualicen las regulaciones.
La digitalización no funciona sin formación. No basta con implantar un software: el equipo que lo utiliza debe entender cómo sacarle partido. Es clave escoger una solución intuitiva y adaptada al día a día del personal técnico y administrativo, para que el proceso de formación sea rápido y eficaz.
Asegúrate de que los técnicos sepan:
Y que los administrativos comprendan cómo:
Además, es recomendable establecer procedimientos claros ante errores, como ediciones no permitidas, datos incompletos o desconexión temporal. Un equipo bien formado no solo evita errores, sino que gana agilidad y confianza en el uso de las herramientas digitales.
Uno de los aspectos que más preocupa a las empresas mantenedoras cuando digitalizan su operativa es qué hacer con toda la información anterior: contratos, certificados, revisiones, listas de comprobación, etc. Diferentes soluciones de software tienen distintos modos de migrar los datos. Al ser un proceso complejo, muchas pueden tardar hasta 9 meses, muchas veces requiriendo mucho trabajo por parte de la empresa.
Por eso, en Cofrai hemos desarrollado un sistema propio de migración de datos, con un equipo especializado, trabajando con la Inteligencia Artificial para que el proceso sea lo más rápido posible y minimizando al máximo los errores. Cofrai es la única solución de software PCI que no empieza a cobrar hasta que no esté toda la información correctamente migrada y se pueda trabajar con el programa. En nuestro webinar IA y PCI, transformando el tratamiento de la información no estructurada, contamos todo este proceso de migración de datos. Puedes acceder a la grabación a través de este formulario.
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La trazabilidad automática y la normalización de documentos reducen los errores y aumentan el porcentaje de cumplimiento en inspecciones.
Con acceso en tiempo real a la información, los técnicos pueden actuar más rápido y con más precisión, incluso desde el móvil.
Documentación clara, rápida y profesional. Presupuestos que llegan en horas, no días. Todo esto repercute en la percepción que el cliente tiene de tu empresa.
Un sistema digital actualizado te ayuda a mantenerte al día con las obligaciones legales. Si el software se actualiza conforme a los cambios normativos, tu operativa lo hará también.
Consulta nuestro artículo: ¿Qué normativas debe conocer un técnico de mantenimiento PCI en 2025?
Digitalizarse es una prioridad para no quedarse atrás en el sector PCI. Cada vez más, las regulaciones están exigiendo un nivel de trazabilidad que no va a ser posible de mantener en papel.
Cofrai es una solución de software 100% especializada en Protección Contra Incendios en España, creada para cumplir con el RIPCI, adaptarse a las normas UNE, automatizar documentos clave como presupuestos, certificados, listas de comprobación e informes de incidencias, y facilitar el día a día tanto en campo como en oficina. En Cofrai:
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